محاضر الاجتماعات وبنود العمل للوكالات

• الملاحظات في دفتر واحد. من كتبها هو الوحيد الذي يجدها.
• بنود العمل بلا مسؤول. كل واحد يخرج متأكدًا أن غيره سينفّذ.
• العميل يتذكر وعدًا مختلفًا. لا يوجد سجل مشترك يُرجَع إليه.

1. 1
   سجّل. ابدأ تسجيل الاجتماعات من الجوال بعد تأكيد الموافقة.
2. 2
   راجع. اقرأ النص المفرَّغ والملخص والقرارات وبنود العمل، وصحّح ما يلزم.
3. 3
   شارك. أرسل المحضر للفريق، ونسخة آمنة للعميل.
4. 4
   تابع. تصل التذكيرات إلى المسؤولين حتى يُغلق كل بند.

سجّل الاجتماع من تطبيق الجوال. وقبل بدء التسجيل يطلب منك التطبيق تأكيد أن الحاضرين وافقوا على التسجيل.

• حتى ثلاث ساعات للتسجيل الواحد.
• العربية والإنجليزية والكلام المختلط بينهما.
• التسجيل خاص بمن سجّله حتى يشاركه.

بعد الاجتماع يُخرج Agency Root:

• نصًا مفرَّغًا بالتوقيتات؛
• ملخصًا موجزًا؛
• القرارات التي اتُّخذت؛
• بنود العمل، ولكل بند مسؤول وموعد إن ذُكر في الاجتماع.

يمكنك تصحيح النص المفرَّغ. النص الآلي الأصلي يبقى كما هو، وكل تعديل له إصدار.

بنود العمل تعيش داخل سجل الاجتماع بحالة: مفتوح، قيد التنفيذ، متوقف، مكتمل، متأخر، أو ملغى.

يُصدر Agency Root محاضر الاجتماعات ملف PDF أو DOCX بعلامتك: بيانات الاجتماع، والحضور، والهدف، والملخص، وأهم نقاط النقاش، والقرارات، وطلبات العميل، والتزامات الوكالة، وبنود العمل بمسؤوليها ومواعيدها، والمخاطر، والخطوات التالية.

وهناك نسختان حين تحتاج: نسخة داخلية، ونسخة آمنة للعميل بلا ملاحظات داخلية ولا هوامش ولا مخاطر سرّية.

الاجتماعات تصبح جزءًا من ذاكرة الوكالة. ابحث في العناوين والنصوص المفرَّغة لتعرف ما تقرر ومتى. واجتماعات العميل تظهر في سجله.

كل اجتماع يُشارَك بالمستوى الذي تختاره: خاص، أشخاص محددون، فريق أو قسم، أو الشركة كلها. ولا يجد أحدٌ إلا الاجتماعات المسموح له برؤيتها.

اجتماع التعارف يحمل البريف غالبًا: ما يريده العميل، والكميات، والجدول الزمني، ومؤشرات الميزانية. يحوّل Agency Root ذلك إلى مسودة عرض سعر، فيربط الطلبات بكتالوج خدماتك ويذكر ما ينقص. وكل متطلب مستخرَج يحتفظ بمرجع لموضعه في النص المفرَّغ.

ثم تُسعَّر المسودة وتُعتمد في المحرك التجاري.

وتضيف Agency Scale وكيل ما قبل الاجتماع الذي يجهّز ملخصًا تحضيريًا قبل اجتماع العميل، ووكيل ما بعد الاجتماع الذي يجهّز رسالة المتابعة والمحضر للاعتماد.

• الموافقة. لا يبدأ التسجيل حتى تؤكد أن الحاضرين وافقوا.
• الصوت. الملف الصوتي يُحفظ 90 يومًا افتراضيًا. ويستطيع مدير مخوَّل الاحتفاظ بتسجيل مهم مدة أطول.
• النصوص. تبقى ما دام الحساب والسجل نشطين، وتُحذف حين تحذفها.
• العملاء. يرى العميل المحضر وبنود العمل. والتسجيلات والنصوص المفرَّغة تبقى مخفية عنه ما لم تشاركها الوكالة صراحة.

التفريغ والتلخيص يخضعان لقواعد كل مزايا الذكاء الاصطناعي الأخرى. اقرأ ضوابط الذكاء الاصطناعي في Agency Root.